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继承创新 融合变革

——江苏师范大学后勤信息化建设历程及展望

发布时间:2018年04月15日发布部门:后勤处 字体大小:

 

高校后勤部门不仅是一个服务部门,也是一个经济管理和经济经营部门。高校后勤肩负着一定的校园稳定责任,同时高校文明校园、和谐校园建设也离不开高校后勤系统的科学规划和管理,离不开后勤员工的辛勤工作。

而高校后勤信息化建设是时代发展的需要,但更是学校自身发展的需要。

1.教育部对高校信息化工作提出的新要求。

2015年至2017年每年2月,教育部办公厅均印发《年度教育信息化工作要点》要求加快重要管理信息系统的建设与应用。推进重要业务管理信息系统建设。大力推进学校管理信息化,全面提升教育治理体系和治理能力的现代化水平。

2015年12月,中国教育后勤协会发布了《教育后勤“互联网+”行动计划(2015-2020年)》,指出在互联网时代,教育后勤行业的变革无法避免。提出了“以互联网为主的信息新技术为载体,以教育后勤信息化建设为抓手,以技术创新和服务管理模式创新为驱动,以满足师生、服务、管理新需求为导向”的建设思路。

2016年6月,教育部印发《教育信息化“十三五”规划》,要求“深入推进管理信息化,从服务教育管理拓展为全面提升教育治理能力。在提高教育管理效能的基础上,实现决策支持科学化、管理过程精细化.”

2.高水平大学离不开一流后勤服务的保障支撑。

2015年10月24日国务院印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》、2016年2月教育部印发《教育部2016年工作要点》的通知,加快建成一批世界一流大学和一流学科。

建设“双一流”大学需要有一流的后勤保障。中国教育后勤协会副会长黎玖高先生在一篇文章中提到原教育部长蒋南翔有个形象的比喻:我们希望有“能攀登学术上的珠穆郎玛峰”的世界第一流的学者,我们同时也要有能给爬八千米高度的人送饭吃的人,这个人至少也要能爬六千米,他爬不到六千米,吃的就送不上去。如果你希望前面冲锋陷阵的学者爬八千米,就得希望后面送吃的人爬六千米。

这就是一个水平上的匹配。所以,一定要匹配才能办成一流大学,否则仅仅是一个愿望。

3.师生需求也是建设一流后勤服务的导向。

2015年11月,习近平总书记在中央财经领导小组第十一次会议上提出供给侧改革理论,以市场化为导向,以市场所需供给约束为标准。从高校后勤服务的角度来讲,高校的后勤服务就是要以满足师生的需求为目标导向,满足师生的教学、科研、生产和生活的需求。所以,后勤服务供给体系要适时调整以更适应需求结构的变化。

高校后勤信息化建设由最初的服务管理转向以服务师生需求为导向。

4.后勤改革也须要建设数字后勤、智慧后勤。

习近平总书记在“十九大”报告中提出:“全面增强执政本领。领导十三亿多人的社会主义大国,我们党既要政治过硬,也要本领高强……(要)善于运用互联网技术和信息化手段开展工作。”

对应到高校后勤,就是要求我们后勤能够借助互联网技术和信息化,提高效率,提供更便捷的服务、更科学的管理。

5.建设后勤文化也须要建设后勤信息化。

习近平总书记在“全国高校思政工作会议”上强调:“要坚持把立德树人作为中心环节,……把思想政治工作贯穿教育教学全过程,实现全程育人、全方位育人。”在全员育人、立德树人的背景下,全面拓展高校后勤文化建设。如:一个具有信息化素养的后勤员工也会影响着学生;信息化建设同时改进了后勤服务流程,通过后勤服务流程也影响学生;处于信息化服务环境下的学生,也接受着环境育人。

江苏师范大学前身是1952年创办于江苏无锡的苏南军区转业干部文化速成学校,战功卓著的刘先胜中将为第一任校长。1958年学校北迁徐州,1996年,学校更名为徐州师范大学。2011年11月,更名为江苏师范大学。是江苏省人民政府和教育部共建高校,是区域引领性示范高校。学校近年来进入快速发展的时期,社科研究在江苏省居于上游,近五年的国家社科项目立项数在江苏省在稳定在第四名的位置,神经语言学、激光陶瓷、化学化工等在全国居于先进水平。拥有长江学者一批高层次人才。学校后勤服务的对象发生了很大的改变。

同时我校也是一所有66年历史的老校,也是多校区办学,在后勤管理上也存在经验管理、人员结构不合理、服务效率低下等问题,服务与需求的矛盾越来越突出,这些后勤方面的问题也成为学校发展的羁绊,急需要一种新的理念和管理方式来推进后勤管理的变革。

我校后勤现为模拟“甲乙方”模式,甲方为“后勤管理处”,乙方为“后勤集团”,采用的是“一后两制”。其中甲方后勤管理处设有“信息管理科”,乙方后勤集团设有“信息化办公室”。

我校后勤信息化建设思路为:立足于以目标为导向,建设后勤信息服务系统。

建设原则是“三个’有利于’”:有利于学校,抓直接与学校人才培养的热点相关的建;有利于师生,直接关乎师生生活的建;有利于后勤,抓直接提高效益的建。

具体建设思路为:

1.服务转向:管理转向服务师生,增强师生的获得感。

信息化建设的角度首先是服务师生,不优先考虑不断满足师生的学习、工作和生活新需求的信息化,一定是行之不远的,是没有生命力的信息化。首先要服务师生的多层次体验。其次才是管理需求。

2.消除融合:融合后勤信息孤岛的后勤信息化服务平台。

我校从1994年自行开发校园卡系统应用于餐饮,开始了后勤信息化的尝试,至2014年前历经了第一个“10年”,建成了一批独立运行的单项信息系统,产生了一定的管理效益。但是缺点也很明显,数据孤岛,数据连动差、无应用集成、无用户统一的接口、数据使用效益不高等,很难实现资源共享等。

针对这种情况,学校于第二个“10年”的开端,制定了“三步走”的建设规划。

第一阶段为“效率阶段”,重点提升直接服务师生、劳动人员众多、日常管理繁琐的后勤服务内容的效率。(专业要求不是很高,实施容易)

第二阶段为“效能阶段”,完善能源监管,重点实现水电气暖资源的整合利用和节能降耗。(学校财力考虑,投入大)

第三阶段为“延伸服务阶段”。主旨是后勤延伸服务,实现“后勤”到“前勤”的转变。重点开发教学和科研服务管理平台,为各教学单位提供职业化的管理平台和服务。

目前,我校后勤信息化建设处于规划的第一个阶段向第二个阶段过渡时期,主要举措是将“数字后勤纳入学校数字校园建设,实现统一认证、提升数据共享能力”,

目标是逐步覆盖后勤服务监督,简化后勤服务流程,提高内部管理能力,提升后勤服务质量。陆续建有基于统一后勤数据中心的十几个业务系统。

具体实施为:

1.顶层设计

(1)将后勤信息化平台建设列入2016年学校重点工作。

(2)学校成立后勤信息化领导小组,纳入学校数字校园统一规划建设。后勤信息化领导小组统一领导,后勤管理处牵头负责系统的统一规划、外部协调和系统部署,后勤集团进行日常的使用、管理和维护,形成多部门联动的工作模式。

(3)成立后勤信息化专门部门。后勤管理处成立信息科,后勤集团成立信息化办公室。

(4)纳入学校数字校园统一规划建设。

我校后勤信息化领导小组下设信息化小组办公室,分别由后勤管理处、后勤集团主要领导、有关人员组成及校内相关部门人员组成。

2. 借力发展

目前高校后勤信息服务有“清华模式”、“浙大模式”、“陕师大模式”等示范性高校的模式。等很多好的模版。很多高校都采用引进加自我开发的模式,借力发展。如何选择适合自己的建设道路?——适合的才是最好的。

因此,是信息化建设拉动后勤改革,而不是削足适履让信息化成为涂脂抹粉的工具。不适应信息化的要改(比如我校校园环卫系统,由原来的按工作性质管理逐步过渡到划区划片管理) 。而不是信息系统不适应现行模式,就改信息手段,改来改去面目全非,干脆不用。

(1)要根据学校现有的信息化能力、对信息化接受程度、员工信息化水平、本校后勤的管理模式、水平和所在地区的社会服务水平等综合因素考虑。不能求大求全,要先易后难、稳步推进。

2012年开始,我们就一直在摸索和调研后勤数字服务系统怎么搞?我校目前还保留了2004年后勤社会化改革后推行的“模拟甲乙方”的运转模式,我们选择了与我校后勤管理模式、后勤员工教育程度和地区消费水平接近的陕西师范大学的“数字后勤服务大厅”作为我校的后勤信息管理系统的整合平台。

(2)要根据信息化建设的网络条件要确定不同的建设路径。我校校园网的2015年已完成无线WIFI的全覆盖,校园数据服务统一管理,网络中心已建成基于微哨的校园信息发布平台,信息网络的“高速公路”建设已初具规模,为后勤信息化建设提供较好的网络条件。后勤信息化建设的重点就放到专门软件和专业设备上来。首先完善了后勤系统各门户网站;在学校数据编码的框架下,规范后勤系统数据采集标准。

3. 不忘初心

信息化的初心是什么?不是为了现有的模式穿衣戴帽,而是要满足广大师生对后勤服务的现实需求,信息化平台就是一个很好的载体。对用户——便利,对工作人员——便捷,对管理人员——效率。

后勤信息化不存在固定不变的建设模式,也不存在拿来就用的软件。因为每个学校后勤服务的包含的范畴和管理架构都会有所区别,我校根据实际情况按照“继承创新,融合变革”的建设思路进行建设,做到:

“继承”——对原有的老系统不全盘放弃,适用的继续使用,既减轻了经费压力,又减小了系统推荐的震动;

“创新”——结合校内师生需求、学校需要,使用引入和自建多种方式建设新系统;

“融合”——将后勤系统纳入数字校园建设,统一数据中心,各系统间对接、共享;

“变革”——不断纳入新技术,与时俱进,保持后勤信息化的生命力。

通过三年多的努力,基本实现一期“效率”阶段的建设目标,各项功能不断完善。正在向二期“效能”阶段过渡。

一、系统概况

1.软件分为:底层为后勤基础数据中心,面向用户为接入数字校园统一认证的统一门户,中间为后勤各系统。

2.PC端信息门户:建有网上后勤数字服务大厅,并在后勤管理处、后勤集团网站建有对相关业务系统的入口。

3.后勤信息系统

我校后勤信息系统在2014年统一规划后,陆续建设了十几个系统,对接了微信、微哨手机端,并提供移动支付平台,在线下还建有后勤服务大厅。形成了后勤服务平台和管理平台共存,系统PC端和手机端共存,线上和线下共存的状态,基本对校内后勤工作的全覆盖。

二、建设成效

通过后勤信息化的建设,我校后勤初见“多”、“快”、“好”、“省”、“廉”的成效。

1.“多了”:主要是指后勤集团的营业业绩,如:2016年饮食营业额一年上升1500万,今年还会突破。从过去的亏损到去年转为赢利。

2.“快了”:即效率得到了提升。后勤各项服务的反应速度明显提升,比如学生反映的问题及时回复,服务保修限定完成时间等。精细管理。管理的覆盖面更宽、监管过程师生的参与度更高,评价、监督更为精准。

3.“好了”:提高师生满意度。师生的直接体验,满意度增强。后勤处由过去的年终考核倒数,到了现在的“中游”。同时也展现了后勤风采。通过后勤信息服务平台,增加了后勤服务展现风采的窗口,让后勤文化更多元,让后勤管理更智慧,让后勤科研更丰富,让后勤队伍更强大,也让后勤人变得更美。

4. “省了”:提升了经济效益。堵塞管理漏洞,2016年节省资金1700万元。利用简单的软件管理暑期的维修工程,完成全过程跟踪。基建还借用审计软件,管理51万平的基建项目(37万平的教师公寓项目和大学科技园)。

5.“廉了”:增强廉政效益。是廉政建设、规范管理的需求。全流程的信息化,让管理更规范,让设计更周密,让招标更公开,让变更更有序,让节点管理更严格,让决策程序痕迹更清晰,在同一年接受的严格的巡视和审计面前,信息化让我们相信,最有风险的岗位也许是最安全的岗位。

当前,信息化建设己经成为髙校后勤实现良性发展的必由之路,众多高校已从建设数字后勤深入走向建设智慧后勤道路。我校也距离后勤信息化高水平学校有很大差距。比如软件整合不够、结果利用分析不够,信息化与校园文化融通不够、相关的信息化建设与管理制度缺少、还不够形成有效自发的信息建设文化等。

关于下一步的发展,简单思考如下:

一、后勤信息化建设需要的是参与

不同高校、不同地区对于后勤信息化的认同是有差异的,是存在着高校差和地区差的。人是后勤信息化整个系统中最重要、最活跃的因素。在后勤信息系统的多元视角面前,后勤战线的同志没有旁观者,都是参与者,领导也不例外。

领导真正把自己摆进去了,信息化才能推动。因为信息化建设到自己的领域,就是革命。“革自己的命”的勇气。这个系统没有旁观者,只有把后勤人的利益摆进去了,这个系统才能够“激活”。

当参与者多了旁观者少了,当后勤人都能在这个系统中找到自己的位置,都能够绑定在系统中;信息化也就好搞了,也才是真正实现了后勤管理的信息化。

二、后勤信息化建设需要的是改革者

后勤信息化是技术的创新,更是一场改革,需要改观念、改制度、改流程等。这次改革需要我们有“决心”——坚持的决心。信息化手段的引入打破了原有工作的惯性,会带来工作内容、工作流程和工作手段的变化。当信息系统与现行的管理体制、制度发生剧烈冲击的时候,需要领导者站在战略发展的高度,重新调整管理制度、组织结构等,将信息技术融入到管理中。绝不能让信息化与管理成为“两张皮”。

三、后勤信息化建设贵在坚持

坚持强力推进、坚持数据规范、坚持日常维护、坚持队伍建设、坚持改进系统、坚持资金支持、坚持融入新技术。后勤信息化开始阶段的成效是非显性,需要埋头苦干。这时尤其需要领导者高瞻远瞩,不懈坚持。借用陕西师范大学的观点:三分技术、七分管理、十二分数据。后勤信息化的基础是数据。开始的数据规范和整理是繁重和枯燥的,有时不免还会走些弯路,需要给予工作人员支持和鼓励,强大的功能依托的是工作人员的辛勤付出。

高校信息化建设初期是要有一定投入的(人、财、物、环境),而且有些不一定是马上见到成效或者是不一定一次成功或不一定推进顺利,要有这种心理准备。从管理软件上来讲,也还有很多改进的空间。目前高校多采用引入的方式购买软件,不一定完全适用,也需要边使用边调整;从硬件上来讲,各种设备、设施的改进和创新也是突飞猛进的。这些也都决定了后勤信息化并非是一次建设就万事大吉了。

四、后勤信息化活力在于新技术不断融入

信息化的外部环境发展演进非常活跃,新理念与新技术不断涌现。大数据、人工智能、物联网等新技术正在被社会、甚至部分高校引入后勤服务。

如:

(1)大数据:校园一卡通、能源监测平台每日均产生大量数据,在此基础上运用大数据分析,为校园科学管理和决策服务。

(2)人工智能:在进行地下管道维修时采用机器人进行查找问题和处理,在对传统门禁系统中采用人脸识别技术进行创新改造。

(3)物联网:利用物联网技术实现能源智能监控运行系统、校园交通预报系统、公共场所座位提示系统。

五、后勤信息化的未来在“前勤”

高校工作“前勤”主要是人才培养和科学研究,后勤工作均是为学校的“前勤”提供服务和保障。但是,后勤工作可以向“前勤”延伸,如我校后勤开展了“厨艺课堂”、“公共卫生教材立项”等进行延伸后勤服务的有益尝试。

同样,后勤信息化也可在向前勤拓展中加以实践,如开发教务助手系统、科研助手系统,培训勤人员操作,代替重复繁重的教务、科研辅助等工作,为校内学院的人才培养服务,为专家教授日常科研申结、管理等服务。

“千淘万漉虽辛苦,吹进狂沙始到金”。在大数据和互联网+的时代背景下,高校信息化建设永远在路上。下一步我校将按照学校数字后勤建设规划,积极围绕“智慧后勤”建设,探索适合本校生态的信息化建设的特色之路。

 

 

 

 

 

文章来源:江苏省高等学校后勤协会网站